La Direzione assicura lo svolgimento delle seguenti funzioni:

• Gestione del protocollo generale e dell’archivio comunale dell’Ente
• Gestione dell’Archivio deliberativo comunale, la consultazione e l’accesso agli atti deliberativi
• Gestione dell’Albo Pretorio ed i Messi Notificatori
• Assicura l’attività notificatoria a tutta l’organizzazione comunale
• Assicura il supporto organizzativo, giuridico e amministrativo agli Organi di Governo
• Assicura il raccordo operativo tra il Sindaco, gli Assessori, il Segretario generale e le strutture di massima dimensione dell’Ente
• Collabora con il Segretario Generale per l’espletamento delle funzioni ed attività a quest’ultimo attribuite dalla legge, dallo statuto, dai regolamenti e dagli organi istituzionali
• Cura dei rapporti tra gli istituti di partecipazione, spontanei ed organizzati, e l’Amministrazione Comunale
• Cura dei rapporti tra enti locali e sovraordinati finalizzati alla costituzione di forme associative di carattere generale, di gemellaggi e convenzioni con altri enti
• Rilevazione delle esigenze e del fabbisogno di sviluppo organizzativo espresse dalle Direzioni, tenuto conto degli obiettivi definiti dall’Amministrazione, finalizzata ad ottimizzare l’efficacia e l’efficienza della gestione dei servizi
• Supporto al Nucleo di valutazione, ivi compresa l’istruttoria di nomina e di gestione contabile degli atti conseguenti
• Supporto all’Ufficio Procedimenti disciplinare, ivi inclusa la conservazione degli atti e la gestione delle richieste di accesso
• Gestione degli stages formativi degli studenti, sulla base di specifiche convenzioni con gli istituti di istruzione
• Gestione dei rapporti giuridico/economici afferenti la convenzione per il funzionamento del Centro per l’impiego di Tremestieri Etneo e gli Enti aderenti
• Aggiornamento dell’elenco degli avvocati esterni per l’affidamento di incarichi di patrocinio legale
• Attività istruttoria e linee di intervento per la realizzazione dei progetti di “Servizio civile” – coordinamento e gestione delle attività conseguenti, gestione del rapporto di utilizzazione dei volontari
• Aggiornamento delle sezioni di interesse del Sito Internet dell’Ente, non rientranti, ai sensi delle vigenti norme di legge e regolamentari, negli adempimenti di altri Uffici dell’Ente
• Cura la pubblicazione sui social network delle informazioni rivolte alla cittadinanza
• Assicura le funzioni di supporto organizzativo, informativo, giuridico e amministrativo per le attività della Giunta e del Consiglio comunale, delle Commissioni e dei Gruppi Consiliari, Organizzando, in particolare le sedute del Consiglio Comunale, la gestione degli atti d’iniziativa dei Consiglieri, l’organizzazione delle iniziative del Presidente del Consiglio e delle Commissioni Consiliari
• Assiste la Presidenza del Consiglio Comunale per lo svolgimento delle funzioni attribuitele dalla legge e dal vigente Statuto, nonché di quelle relative alla rappresentanza del Consiglio Comunale
• Svolge, ove richiesto, attività di supporto amministrativo al Collegio dei Revisori
• Cura la tenuta ed aggiornamento dell’Albo dei Consiglieri Comunali ad honorem
• Assiste gli organi elettivi, con particolare riferimento all’iter di formazione degli atti deliberativi (raccolta e verifica della regolarità formale e sostanziale degli atti, assistenza alle riunioni degli organi deliberanti, attività di formalizzazione degli atti quali scrittura, copie, verbali sedute consiliari, pubblicazione)
• Cura il cerimoniale e la gestione relazioni istituzionali, ai sensi del vigente regolamento per il cerimoniale
• Coordinamento delle procedure di approvazione e pubblicazione di atti deliberativi e di determinazioni; ordinanze contingibili ed urgenti; ordinanze igienicosanitarie
• Nell’ambito della stessa Direzione, collocati in posizione di subordinazione funzionale e gerarchica, con attribuzioni specifiche che rappresentano, in via prioritaria, l’indicazione di massima degli obiettivi del P.d.O.

Ricevimento:

Ufficio Protocollo e Ufficio Notifiche: tutti i giorni dalle ore 09:00 alle ore 12:00 e il giovedì anche dalle ore 16:00 alle ore 18:00 presso il Municipio (Piazza Mazzini, 1)